Privacyverklaring

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerking van persoonsgegevens wordt uitgevoerd door Cruits (momenteel als label onder Charlie Works B.V., Nederland). Cruits B.V. is beoogd als zelfstandige entiteit. Voor privacyvragen kun je contact opnemen via support@cruits.com.

2. Welke gegevens wij verzamelen

Hoe wij gegevens verzamelen. Wij verzamelen persoonsgegevens (i) rechtstreeks van jou wanneer je een account aanmaakt, je profiel invult, documenten uploadt of AI-functies gebruikt zoals AI-avatar-interviews, AI-cv-ontleding of de AI-assistent; (ii) automatisch door jouw gebruik van de app en de website, waaronder diagnose-, apparaat- en gebruiksgegevens; en (iii) van werkgevers, bureaus of verificatieaanbieders waarmee je wordt gematcht, waar van toepassing.

Wij verwerken alleen gegevens die nodig zijn om onze diensten te leveren en de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren.

• Accountgegevens zoals naam, contactgegevens en inloggegevens.
• Sollicitatie- en profielgegevens die gebruikers verstrekken bij gebruik van recruitment- en matchingfunctionaliteiten.
• Berichten en supportcommunicatie die nodig zijn voor de uitvoering van de dienst.
• Technische en gebruiksgegevens zoals diagnostiek en prestatiegebeurtenissen (bijvoorbeeld via Sentry).
• De mobiele app fungeert als toegangspunt tot het Cruits-platform en verzamelt zelf geen aanvullende persoonsgegevens buiten de gegevens die nodig zijn voor het functioneren van het platform.

3. Waarom wij gegevens verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van wettelijke grondslagen zoals uitvoering van de overeenkomst, wettelijke verplichtingen, gerechtvaardigd belang en waar nodig toestemming.

• Om accounts aan te maken en te beheren en toegang tot het platform te bieden.
• Om recruitment-, matching- en identiteitsverificatieprocessen te ondersteunen.
• Om gebruikerssupport te bieden en vragen, verzoeken en incidenten af te handelen.
• Om systemen te beveiligen, misbruik te voorkomen en aan wettelijke verplichtingen te voldoen.
• Om betrouwbaarheid te monitoren en het product te verbeteren met analytics en diagnostiek.

4. Delen met derden en externe AI-verwerkers

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor de hierboven genoemde doeleinden, altijd op basis van een verwerkersovereenkomst en uitsluitend met partijen die een beschermingsniveau bieden dat gelijkwaardig is aan wat de AVG voorschrijft. Per partij vermelden wij hieronder welke gegevens worden gedeeld, voor welk doel en de rol van de partij. Cruits verkoopt geen persoonsgegevens en staat niet toe dat zijn AI-verwerkers jouw persoonsgegevens gebruiken om generatieve AI-modellen te trainen.

• JobMojito (AI-avatar-interview — uitgevoerd door FreshMint ai OÜ, Estland). Wanneer je in Cruits een AI-ondersteund interview start, sturen wij de volgende persoonsgegevens naar JobMojito: je naam, de functie waarop je solliciteert, je interviewantwoorden (audio, video en getranscribeerde tekst) en relevante profielgegevens. JobMojito treedt op als verwerker onder een verwerkersovereenkomst; hun privacybeleid (paragraaf 2.3) bevestigt dat zij identificeerbare kandidaatgegevens niet gebruiken om AI-modellen te trainen. JobMojito verwerkt gegevens in hoofdzaak binnen de EU. AI-avatar-interviews zijn optioneel; we vragen in de app om je uitdrukkelijke toestemming voordat er gegevens naar JobMojito worden gestuurd.
• OpenAI (AI-cv-ontleding). Wanneer je een cv uploadt, sturen wij de tekst van je cv naar de API van OpenAI om gestructureerde informatie te extraheren (werkervaring, vaardigheden, opleiding, talen), zodat je je profiel niet handmatig hoeft in te vullen. OpenAI treedt op als verwerker onder OpenAI's Data Processing Addendum en gebruikt jouw gegevens, conform de OpenAI API-voorwaarden, niet om modellen te trainen. AI-cv-ontleding is optioneel; je kunt je profiel ook handmatig invullen. Wij vragen in de app om je uitdrukkelijke toestemming voordat cv-tekst naar OpenAI wordt gestuurd.
• OpenAI (AI-assistent). Wanneer je de AI-assistent in Cruits gebruikt, sturen wij je berichten en de minimaal benodigde profielcontext (bijvoorbeeld de vacature die je bekijkt) naar de API van OpenAI. OpenAI treedt op als verwerker onder OpenAI's Data Processing Addendum en gebruikt jouw gegevens niet om modellen te trainen. De AI-assistent is optioneel; je kunt Cruits ook zonder de assistent gebruiken en hem op elk moment uitschakelen in Instellingen.
• VictoriaID (identiteitsverificatie). Wanneer identiteitsverificatie nodig is, sturen wij je identiteitsdocument en bijbehorende persoonsgegevens naar VictoriaID voor verificatie. VictoriaID treedt op als verwerker.
• MySolution (backoffice-software voor recruitment). Wij delen account- en recruitmentgegevens met MySolution om uitzend- en payrollprocessen uit te voeren. MySolution treedt op als verwerker.
• Sentry (technische foutmonitoring). Wij sturen diagnose- en crashgegevens, die beperkte identificatoren kunnen bevatten, naar Sentry om technische problemen op te sporen en op te lossen. Sentry treedt op als verwerker.

Wanneer wij een nieuwe verwerker toevoegen of de manier waarop gegevens worden gedeeld wijzigen, werken wij dit beleid bij en vragen wij, waar vereist, opnieuw om toestemming.

5. Internationale doorgifte

Onze standaardbenadering is verwerking van persoonsgegevens binnen de Europese Unie. Wanneer een verwerker buiten de EU/EER is gevestigd, passen wij de waarborgen toe die de Europese privacywetgeving voorschrijft, in het bijzonder de Standaard Contractbepalingen. In het bijzonder:

• JobMojito verwerkt persoonsgegevens hoofdzakelijk binnen de EU.
• OpenAI verwerkt gegevens in de Verenigde Staten. Doorgiften naar OpenAI zijn gedekt door OpenAI's Data Processing Addendum, dat de EU Standaard Contractbepalingen bevat, en door passende technische en organisatorische waarborgen.
• Andere verwerkers die buiten de EU/EER werken, zijn gebonden aan Standaard Contractbepalingen en gelijkwaardige waarborgen.

6. Cookies en vergelijkbare technologieen

Op onze website en het platform gebruiken wij verschillende categorieen cookies en vergelijkbare technologieen:

• Essentiele cookies en opslag, nodig voor kernfunctionaliteit en beveiliging.
• Analytics-technologieen, om gebruik te begrijpen en de prestaties van het product te verbeteren.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig en altijd in overeenstemming met toepasselijke wetgeving. Huidige uitgangspunten:

• Als een dienstverband eindigt, verwijderen wij persoonsgegevens uiterlijk twee jaar na de laatste werkdag.
• Administratieve documenten worden 7 jaar bewaard (zoals salarisadministratie, uitzendovereenkomst en eventuele pensioenverplichtingen).
• Gegevens die nodig zijn voor identificatie of fiscale verplichtingen, zoals NAW-gegevens, BSN, geboortedatum en loonheffingsgegevens, worden minimaal 5 jaar bewaard vanaf het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking eindigde.
• Bij klachten of claims bewaren wij alleen noodzakelijke gegevens tot de zaak definitief is afgehandeld.

8. Jouw rechten

Je kunt, waar van toepassing, verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking, bezwaar tegen verwerking en dataportabiliteit. Ook kun je toestemming intrekken wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd.

Verzoeken kun je sturen naar support@cruits.com. Wij streven ernaar binnen 30 dagen te reageren.

9. Minderjarigen

Onze diensten zijn niet bedoeld voor kinderen of minderjarigen.

10. Contact

Voor privacyvragen, verzoeken over rechten of klachten over gegevensverwerking kun je contact opnemen via:

11. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen als onze diensten of wetgeving veranderen. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.